취업 거절 문장 작성 팁 (지원자 버전/회사 버전)

취업 거절 문장 작성 팁 (지원자 버전/ 회사 버전)

취업거절문장 작성법

 

정중한 거절 문장은 지원자의 실망감을 줄이고 긍정적인 기업 이미지를 구축하는 효과가 있습니다. 이는 지원자의 거절에도 해당됩니다. '잠재적인 인재'가 미래에 다시 지원하거나 회사의 고객이 될 가능성을 열어두며, 이는 장기적으로 기업의 평판을 높이고 우수 인재를 확보하는 데 중요한 밑거름이 될 것입니다. 이번 포스팅에서는 취업 거절 문장 작성팁에 대해서 지원자 입장에서, 회사 입장에서 알아보겠습니다. 

◈ 지원자 입장에서 회사를 거절할 때 ◈

[간단 정중형]

간단 정중형은 합격 통보를 받았지만, 다른 기회를 선택하거나 사정상 입사를 포기할 때 사용하는 짧고 공식적인 거절 표현입니다. 핵심은 감사 인사, 결정 통지, 간단한 이유(선택사항), 그리고 예의를 갖춘 마무리입니다. 짧고 비즈니스적인 톤을 유지하며 불필요한 상세 설명을 피하는 것이 일반적입니다. 

<상세 설명>
간단 정중형은 특히 기업과의 공식 기록(이메일)을 남길 때 유용합니다. 인사팀은 수십~수백 건의 연락을 처리하므로 명확하고 간결한 문장이 환영받습니다. 필수 요소는 다음과 같습니다. 

1. 감사표명
   제안(오퍼) 또는 면접 기회에 대한 감사 문구로 시작합니다.
   예: "먼저 저를 선택해 주셔서 감사합니다."
   
   
2. 결정 통지
   이번에는 입사를 하지 않겠다는 핵심 문장을 분명히 합니다. 
   예: "신중히 검토한 결과, 이번 제안을 사양하기로 결정했습니다."
   
   
3. (선택적) 간단한 이유
   구체 사유를 밝힐 필요는 없지만, 간단한 설명(진로 방향, 개인 사정 등)을 덧붙이면 이해하기 쉽습니다. 다만 비교 대상(회사 A보다 B가 더 좋다 등)처럼 인사팀에 부정적 인상을 줄 표현은 피합니다. 
   
   
4. 미래의 가능성 열어두기
   상황에 따라 "앞으로 기회가 있다면 연락 주시면 감사하겠다" 등과 관계 유지 문구를 넣을 수 있습니다. 
   
   
5. 마무리 인사
   회사의 번영을 기원하는 문장이나 담당자에 대한 감사 인사로 끝맺습니다. 

톤은 공손하지만 단호해야 합니다. 너무 길거나 상세한 설명(예: 연봉 협상 과정의 불만 등)은 피하고, 회사가 나중에 참고할 수 있도록 공손한 기록을 남기는 것이 목적입니다. 

<예시 및 적용 방법>
- 이메일 제목 : 입사 제안 관련 답변드립니다. -[지원자 이름]
- 간단 이메일 예문 예시

---

안녕하세요, [담당자 이름]님.

먼저 귀사의 제안을 검토할 기회를 주셔서 감사합니다. 

신중히 고민한 끝에 개인적인 진로 방향상 이번 제안은 수락하지 않기로 결정했습니다. 

귀사의 이해에 감사드리며, 앞으로 귀사의 무궁한 발전을 기원합니다. 

감사합니다. 

[이름 연락처]

---

- 문자/메시지 형식 (짧게)

---

안녕하세요, [담당자 이름]님. 면접과 제안에 감사드립니다. 여러 고민 끝에 아쉽게도 이번에는 입사를 정중히 사양하겠습니다. 감사합니다. -[이름]

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- 전화 통화 시 포인트

: ①감사 인사, ② 결정 통지(간결), ③ 담당자에게 수고 감사, ④ 끝으로 회사의 번영 기원. 

---

"귀사에서 제안해 주셔서 감사드립니다. 여러 가지를 심사숙고한 결과, 개인적인 진로 방향 때문에 이번 제안을 받아들이지 않기로 했습니다. 빠르게 알려드리지 못해 죄송하고, 좋은 기회를 주셔서 감사드립니다. 

---

<주의사항>

• 거절 사유를 지나치게 상세히 설명하면 오히려 불필요한 오해를 불러일으킬 수 있습니다. 
• 계약서에 이미 서명했거나 입사 일정이 확정된 후라면 법적 문제(퇴사 통보, 위약금 등)가 생길 수 있으니 신중히 처리해야 합니다.
• 가능한 한 빠르게 연락하여 회사의 인사 운영에 차질이 없도록 하는 것이 예의입니다.(단, 구체적인 일정 제안은 필요 없음)

[조금 더 부드러운 버전]

조금 더 부드럽게는 상대에게 감정적 배려를 더해 관계를 유지하고 싶은 경우 쓰는 표현입니다. 감사와 사과, 진로·가치관 설명, 미래의 교류 가능성 등을 담아 보다 따뜻한 톤으로 작성합니다. 네트워킹과 장기적인 관계 관리를 고려할 때 추천되는 방식입니다. 

<상세 설명>
부드러운 표현은 단술 거절 이상의 목적을 가집니다. 회사와의 관계를 유지, 업계 내 평판 관리, 향후 재지원 가능성 등을 고려할 때 유리합니다. 구성 요소는 다음과 같습니다. 

1. 초반 감사와 긍정적 언급
   면접 과정에서 받은 배려에 대한 구체적으로 감사합니다. 
   예: "면접에서 보여주신 팀 문화 설명이 인상 깊었습니다."
   
   
2. 결정 과정의 설명(정중)
   여러 요소를 고려해 결정했다는 식으로 이유를 완곡하게 제시합니다. 개인적 진로, 가정 사정, 다른 제안 수용 등 구체적 점부를 언급할 수 있습니다. 
   
   
3. 사과 문구
   기대를 저버린 점에 대한 간단한 사과
   예: "기대에 부응하지 못해 죄송합니다. "를 포함하면 상대의 감정을 달래는 데 도움이 도비니다. 
   
   
4. 미래 교류 의사 표명
   업계 행사, 네트워킹, 추천 등으로 이어질 수 있음을 밝히면 관계가 지속됩니다. 
   
   
5. 마무리 감사 및 응원
   담당자 및 회사에 대한 진심 어린 응원으로 마무리합니다. 

톤은 따뜻하고 진솔해야 하며, 구체적 사례(면접 중 인상 깊었던 부분)를 짧게 언급하면 진정성이 느껴집니다. 

<예시 및 적용 방법>
- 이메일 제목 추천 : 입사 제안에 대한 답변드립니다.(감사드립니다.)-[이름]
- 부드러운 제안거절 이메일 예문

---

안녕하세요, [담당자 이름]님.

먼저 이번 채용 과정에서 귀사와 인터뷰를 통해 많은 것을 배우고 느낄 수 있어 감사드립니다. 

특히 [특정 내용: 예로 팀 협업 문화 설명]이 인상 깊었습니다. 

여러 요소를 신중히 고려한 끝에 개인적인 진로 방향과 더 잘 맞는 다른 기회를 선택하기로 결정했습니다. 

기대에 부응하지 못해 죄송하며, 향후 업계에서 좋은 기회로 다시 인연이 닿기를 희망합니다. 
귀사의 무궁한 발전을 기원합니다. 감사합니다. 
[이름 연락처]

---

- 전화/대면 시 말하기 예시

---

"먼저 좋은 기회를 주셔서 감사합니다. 면접 과정에서 회사와 팀에 대해 많이 배웠습니다. 여러 부분을 심사숙고한 끝에 개인적 사정(또는 진로 방향 상의 이유)으로 이번 제안은 받아들이지 않기로 했습니다. 기대에 못 미쳐 죄송합니다. 앞으로 좋은 일 있기 바라며, 기회가 된다면 다시 인사드리겠습니다."

---

<추가 팁>

• 감정적 톤을 자연스럽게 유지하되 지나치게 길거나 사적인 얘기는 피합니다. 
• 상호 이익 지향 : "앞으로의 협업 가능성"을 언급하면 회사도 관계를 유지하려는 동기를 갖습니다. 
• 네트워킹 연결 : 채용 담당자와 linkedin(또는 국내의 경우 linkedin/원티드 등)에 연결을 요청하는 문장을 넣어도 좋습니다. 

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◈ 회사에서 지원자에게 거절할 때 ◈

회사(채용담당자) 입장에서 지원자에게 거절 통보를 할 때의 기본형은 짧고 명료하게 예의를 갖춘 문장입니다. 지원에 대한 감사, 결과 통보(불합격), 향후 기원 등을 포함합니다. 법적·윤리적 문제를 피하기 위해 이유는 일반적으로 구체적으로 언급하지 않는 것이 관례입니다. 

<상세 설명>
회사 측 거절 메시지는 매우 빈번하게 발송되므로 표준화와 일관성이 중요합니다. 핵심 요소는 다음과 같습니다. 

1. 감사 인사
   지원과 관심에 대해 먼저 감사 표시. 이는 지원자의 노력에 대한 기본 예의입니다. 
   
   
2. 심사 결과 통보
   "이번 채용에서는 함께하지 못하게 되었습니다"등 핵심 문장을 명료하게 전달합니다. 
   
   
3. 추가 정보(선택적)
   향후 채용 기회에 대한 안내나, 서류 보관 기간 등 간단하게 후속 안내를 포함할 수 있습니다. 
   
   
4. 마무리 응원
   지원자의 향후 경력을 응원하는 문장으로 마무리합니다. 

<법적/윤리적 고려사항>

• 차별금지
  거절 이유를 설명할 때 성별·종교·연령·장애 등 민감한 사유를 언급하면 법적·윤리적 문제가 될 수 있으므로 절대 피해야 합니다. 
  
  
• 피드백 제공 여부
  일부 회사는 지원자에게 요청 시 피드백을 제공하기도 하지만, 표준 거절 메일에서는 피드백을 제공하지 않는다는 점을 명시하거나 별도 요청 채널을 안내하는 것이 안전합니다. 
  
  
• 보관 기간 및 개인정보 처리
  개인정보 보호법 준수 차원에서 이력서 보관 기간, 피기 안내 등을 덧붙이면 신뢰도를 높일 수 있습니다. 

<예시 및 적용 방법>
- 이메일 제목 추천 : 채용 결과 안내-[회사명][직무명]

- 기본형 이메일 예문

 

---

안녕하세요, [지원자 이름]님.

먼저 귀하의 지원과 관심에 감사드립니다. 
내부 논의 및 전형 결과, 아쉽게도 이번 채용에서는 다른 지원자를 최종 선발하기 되었습니다.
지원해 주셔서 진심으로 감사드리며, 앞으로 귀하의 앞날에 좋은 기회가 있기를 기원합니다. 
감사합니다. 
[회사명 인사당 당자/팀명]

---

- 문자/메시지 형식(짧게)

---

[회사명]입니다. 지원해 주셔서 감사합니다. 아쉽게도 이번 전형에서는 함께하지 못하게 되었습니다. 감사합니다.

---

- 면접자에게 개별 피드백 제공할지 여부
: 표준 메일에서는 일반적으로 제공하지 않지만, 요청 시 개별적으로 안내 가능함을 덧붙이면 지원자에게 친절한 인상을 줍니다. 

<추가 팁>

• 자동화 도구(ATS)를 통한 대량 통보 시에도 담당자 이름 또는 팀명을 넣어 인간적인 인상을 남기는 것이 좋습니다. 
• 채용 과정에 대한 긍정적 코멘트(예:"서류/면접에서 인상 깊은 부분이 있었습니다")를 한두 문장 덧붙이면 지원자의 기분을 달래는 데 도움이 됩니다. 

[조금 더 따뜻한 버전]
조금 더 따뜻한 거절 문구는 단순한 불합격 통지에서 한 발 더 나아가 지원자에 대한 존중과 배려를 표현합니다 특히 우수한 지원자에게는 '후보 파이프라인'으로 남기고다 할 때, 혹은 향후 재지원·교류를 기대할 때 적합합니다. 

<상세 설명>
따뜻한 거절 문구는 회사의 브랜드 이미지와 지원자 경험에 큰 영향을 미칩니다. 좋은 경험을 남기면 향후 추천·다른 포지션 지원·산업 내 평판 확산 등 긍정적 효과가 발생합니다. 구성 요소는 다음과 같습니다. 

1. 진심 어린 감사
   지원 과정의 시간과 노력에 대해 구체적으로 감사 표현.
   
   
2. 선정 과정에 대한 간단한 설명
   경쟁이 치열했음을 언급하거나 여러 훌륭한 지원자 중 선택했다고 완곡히 설명.
   
   
3. 향후 기회 안내
   "다음 채용 때 따시 연락드리겠다" 또는 "채용 풀에 보관하겠다"는 의사를 표명
   
   
4. 피드백/연락 창구 안내(선택적)
   피드백 요청 가능 여부 및 방법을 안내하면 지우너자의 신뢰가 올라갑니다. 
   
   
5. 마무리 응원 및 연락처
   업계 내 네트워킹 연결 제안(예: linkedin)이나 다른 기회에 대한 관심을 표현합니다. 

법적·윤리적 고려는 기본형과 동일하게 준수해야 하며, 개인 정보를 어떻게 처리할지도 명확히 알리면 신뢰가 높아집니다. 

<예시 및 적용 방법>
- 이메일 제목 추천 : 채용 전형 결과 안내 및 감사의 말씀-[회사명]

- 따뜻한 이메일 예문

---

안녕하세요, [지원자 이름]님.

먼저 바쁘신 와중에 [회상명] 채용에 지원해 주셔서 감사합니다. 

여러 훌륭한 지원자분들 가운데 신중히 검토한 결과, 아쉽게도 이번에는 함께하지 못하게 되었습니다.

귀하의 경험과 역량은 인상 깊었으며, 추후 적합한 포지션이 생길 경우 우선적으로 연락드릴 수 있도록 지원자 풀에 정보를 보관하겠습니다.(보관 동의 여부에 따라 처리)
다시 한번 지원에 감사드리며, 귀하의 앞날에 좋은 기회가 있기를 기원합니다. 

감사합니다. 
[회사명 인사팀/담당자]

---

-전화 통보 시 포인트
①감사인사,②불합격 통지(부드럽게), ③ 향후 기회 안내 또는 네트워킹 제안, ④ 피드백 제공 여부 안내, ⑤ 응원과 인사.

<추가 팁>

• 지원자 경험 향상을 위해 거절 메일에도 회사 블로그/채용 페이지 링크, 다음 채용 공고 알림 구독링크 등을 포함하세요.
• 데이터 베이스 관리 : 지원자 정보를 보관할 경우 개인정보 보호법상 보관 기간과 파기 방침을 명시하고 동의를 받으세요.
• 브랜드 효과: 따뜻한 거절은 회사의 평판을 높이므로 특히 스타트업·중소기업에서 인재 유치에 유리합니다. 

마무리

거절은 상대방에게 실망감을 줄 수 있지만, 예의를 갖춘 메일은 긍정적인 관계를 유지하는 다리가 됩니다. 상대바이 투자한 시간과 노력을 존중하는 전문가적 태도를 보여주며, 이는 곧 개인과 기업의 이미지로 직결됩니다. 지금은 비록 인연이 닿지 않더라도, 미래의 협력자나 고객이 될 수 있는 잠재적 관계를 존중하고 관리하는 중요한 소통 방식이기 때문입니다. 거절 메일은 불필요한 기다림과 오해를 막는 명확한 소통의 마침표입니다. 제안이나 지원에 대해 응답하지 않는 것은 무책임한 인상을 남기지만, 정중한 거절은 오히려 신뢰를 줍니다. 상대방이 빠르게 다음 단계를 계획할 수 있도록 돕는 책임감 있는 자세를 보여주는 것이 중요한 비즈니스 매너입니다. 

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